第二步：用活页本（手帐）做每日计划，掌控每一天

区域7：每日计划

在用活页本梳理了清单和任务后，最主要的工作就是做好每日的计划和回顾，掌控每一天。这部分区域也是我们每天都需要面对的部分。

每日计划三要素：日程表、MIT、清单

日程表

关于日程表，我在这里不过多赘述，可参看我的文章《优雅过生活——用日程表管理好自己的档期》（微信回顾“日程表”），为什么说日程表是每日计划的第一要素呢？因为我们需要知道，今天一天哪些时间被占用，不能够自由安排。根据时间被占用的情况来安排一天的工作。

举例：如果你是学生，上午后两节有课，那么你早晨10点前的时间是可以自由支配的，你可以用来写作业，学英语，搞社团活动，或者睡觉，而10点到12点，你需要到教室上课，这个阶段，你必须老老实实呆在教室里，不能出去。如果你是上班族，如果上午10：00-11：00被通知参加一个会议，那么你的这段时间就是被占用的，没有办法去做其他事情。

所以在一天开始前，就必须要明确，自己一天24小时中，哪个时间段是被占用的，哪个时间段是空闲的。如果你一天的时间被日程安排的很满，那么你一天的工作就会很辛苦，因为必须要保证每一段的时间，这个时候，做好提醒非常重要。例如可以使用手机上的日历或365日历，设置提醒，这样会更从容。如果你一天没有日程，那么恭喜你，今天的时间你可以自由安排，但是就需要非常注意时间的安排，防止拖延。例如可以使用番茄工作法提升专注度。（微信回复”番茄工作法“）

有些事情如果是例行工作，例如每周一下午2：00-4：00部门例会，这些事情要提前计划进去，这样会更大的增加掌控感。

MIT 要事第一 Most Important Things

在安排完日程后，就需要明确一天中最重要的事情是什么，每天做最重要的事情，日积月累才会有成就，否则，每天都只是抓了一地鸡毛而已。《大学》开篇提到：“物有本末，事有终始；知其先后，则近道矣”，最怕的就是本末倒置，不知道一天最重要的事情是什么，抓了一堆芝麻，却把西瓜丢了。

所以，在今日计划中，要留出一部分空间，列出最重要的事情，最多3件而已，可以少于三件，如果超过3件，并且把这三件事情排个序，那个排名第一的，就是你今天最重要的事情。

行动清单 （今日待办清单）

如果你一天完成了最重要的事情MIT，那么恭喜你，你的一天是有成就的。对于重要的事情，一般需要一整块的时间去完成，而且完成起来都会有一定的难度，需要我们全身心投入。这就需要我们了解，自己的高效时间在哪里，哪些时间不容易被打扰，尽量把这些事情安排在这些时段。如果你在高效时间段都完成不了最重要的事情，如果你在不被打扰的时间都完成不了最重要的事情，那么可以想想，在那些你注意力不太集中的时间，经常被打扰的时间，怎么可能全身心投入呢？

在明确MIT之后，我们需要检视每个任务对应的行动清单，然后找出今天需要做的行动，组成今日待办清单，对于行动清单可以批次处理，提高效率。例如电话可以放在一起打，邮件可以一起发。

养成随时收集的好习惯

一天的日程、MIT和行动清单都计划好，一天的工作就计划好了，而在一天中，会继续遇到新的杂事、信息和新的想法，这时候就要养成随时收集的习惯，如果不是必须的打断当前的工作，就先记录下来，放入到本子前面的收集箱，当完成当前工作后，再做下一步安排。

如果你觉得计划赶不上变化，不如从这两个方面去检视一下自己

计划制定是否合理：你是否过高的估计了自己的工作能力？如果给自己计划的事情，连超人都完不成，那这个计划就制定不合理了，如果每天最重要的事情太多，没办法排序，你就需要提醒自己了，是不是前期拖延了，导致所有截止到Deadline的事情都堆积到一起了，如果是这样，我们需要引起高度重视，在未来的工作中，合理安排计划。

执行力不强：你是不是每天都完成了重要的事情。如果没有完成计划，是不是做了太多琐事，而没有专注的完成自己今天的目标。如果是这样，就需要将”要事第一“原则谨记于心，不可有丝毫的放松。

第三步：检视与回顾

纸笔系统相对于电脑手机APP，最大的劣势在于没有办法设置提醒，如果你单纯的依靠纸笔系统，就要经常进行检视和回顾，一般需要经常回顾以下几个部分：

1、日程表：提升视角，不仅要了解今天的日程，还要去经常回顾本周的日程和本月的日程，甚至几个月后的日程

2、等待清单：经常回顾等待清单，如果你需要得到回复的事情迟迟没有得到回复，等待清单里的内容，就要变成行动，例如：”发催款通知“ 在放入等待清单一阵子，如果对方没有回复，就需要加工成一条行动”打电话给客户询问打款情况“

3、任务清单：需要经常检视任务清单，查看本月任务清单的完成情况，同时检视后面几个月甚至全年的任务，看看可以为哪些任务找到”下一步行动“

4、针对每个任务的行动清单：检视行动清单，为每一个行动计划好执行的时间，不要所有的事情都临近deadline才去做。

5、S/M清单：梦想是用来实现的，不是用来祭奠的。经常性的浏览S/M清单，也许我们没有办法完成整个任务，但是可以完成几步行动，有时候当我们找到事情的第一步行动，事情的进度远比我们想象中的要快。

结语

纸笔系统相对于电脑APP，选用哪个，都是凭自己的习惯和感觉。无论你是手帐达人，还是电脑达人，找到适合自己的工具才是最好的。当你实践时间久了，你会发现工具的应用理念都是相通的。重要的不是工具，而是我们的思路。应用工具，而不纠结于工具。